Finding your tribe | blog #8

18 februari, 2019

Het zal je niet ontgaan zijn dat ik me vorige week 4 dagen heb ondergedompeld in de wereld van ‘Event Design’. Vier dagen lang met de top-event-designers uit heel Europa. Vier dagen lang geïnspireerd raken door ervaringen, sprekers en bovenal vakgenoten. Vier dagen #EMEC19

Als een netwerk voelt als thuiskomen, dan weet je het…you have found your tribe!

HOE HET BEGON

Begin dit jaar werd ik, eindelijk, lid van MPI (Meeting Planners International) Netherlands Chapter. Een wereldwijd netwerk van event professionals. Designers, planners, CEO’s van locaties, toeleveranciers…heel veel mensen die allemaal betrokken zijn bij de (inter-)nationale evenementenbranche.

Ik weet al jaren van het bestaan. Sterker nog, er is al herhaaldelijk contact geweest met diverse mensen uit het netwerk over de afgelopen jaren. Zo stonden we met SUCCESArena op Concept!, het Nederlandse congres van MPI. Toch besloot ik elke keer weer om er geen lid van te worden…geen tijd, geen geld, geen zin…elk excuus is met enige regelmaat voorbij gekomen. En waarom? Geen flauw idee!

Tot eind vorig jaar!

NIEUWE START

Tussen kerst en oud & nieuw besloot ik dat 2019 een ander jaar voor me ging worden. Wat niet meer handig was heb ik achter me gelaten en dat wat me handig leek heb ik naar het nieuwe jaar meegenomen.

Zo kwam ook EMEC19, meer dan 1 keer, het Europese congres van MPI voorbij op mijn tijdlijn van LinkedIn. En alsof de zon verscheen vanachter een donkere wolk was dit hét moment dat ik besloot lid te worden. En dat niet alleen, ik besloot contact op te nemen met de organisatie om te vragen of ik me aan kon sluiten, of ik een bijdrage kon leveren aan het congres.

Zo werd ik in een paar dagen tijd onderdeel van het #EMEC19 team en mocht ik als projectmanager aan de slag voor het programmaonderdeel op zondagmiddag!

Locatie: Fokker Terminal Den Haag

Spreker: Daan Roosegaarde

Game: Sherlocked

Bij de eerste ontmoeting met het team wist ik het zeker: hier hoor ik bij! Een ongelooflijk team van professionals met maar 1 doel: een fantastische ‘game-changing’ evenement neerzetten voor vakgenoten vanuit de hele wereld. #changingthegame

DE WEEK ERVOOR

De week voorafgaand aan het congres hebben we alle puntjes op de ‘i’ gezet. Maar bij mij kwamen de zenuwen. Niet voor de zondagmiddag. Die zat wel snor. Maar wat moest ik met die andere dagen? Mijn weg vinden binnen een club van 300 onbekende mensen…#feelthefearanddoitanyway

Er was geen weg meer terug! En ik wilde ook niet meer terug. Mijn besluit stond vast: ik wil meer kennis, meer inspiratie, meer contacten om nog betere evenementen te kunnen maken voor toonaangevende opdrachtgevers.

FINDING MY TRIBE

In de antropologie verwijst een tribe naar een groep van onderling verwante families of clans. Ook mensen zonder directe familierelaties kunnen lid van een tribe zijn of worden. Oorspronkelijk was het zo dat een fysieke geografische plek (dorp, land) overeenkwam met een groep afstammelingen (families of clans) met een gedeelde taal, normen en waarden (cultuur). Dankzij o.a. Skype hebben we tegenwoordig wereldwijde tribes. Een groep mensen met een gedeelde interesse, cultuur en manier van communiceren.

In Den Haag kwamen we even samen: De evenementen TRIBE! En wat voelde ik me op mijn plek. Deze ongelooflijke groep mensen die de wereld mooier willen maken door bijzondere evenementen te organiseren. Die mensen willen verbinden en daar vier dagen lang het goede voorbeeld in gaven. #wedontplaythegamewechangeit

@Samme Allen, een van de dagvoorzitters opende het congres met de woorden: EMEC19 will change your life! En hoewel ik de woorden op dat moment groots vond, ik had geen idee wat me te wachten stond. Nu, kan ik zeggen dat het waar is. De verbindingen die tot stand zijn gekomen zijn warm en onverwacht. De inspiratie overvloedig. En…bovenal voor mij persoonlijk een bevestiging van de weg die ik ben ingeslagen als evenementenmaker. Hoe dat eruit gaat zien? Daar vertel ik je nog veel meer over!

Dank je wel @MPI Netherlands Chapter voor deze mooie kans en het warme welkom! #dankbaar

 "We spend so much energy and breaht trying to be accepeted in tribes that are not in our 'soul DNA'. Learn to walk away from a table that has no seat reserved for you. Align, go with your flow and the rhythm of synchronicity will lead you to your tribe" 

- Malebo Sephodi

INSPIRATIE DELEN

Natuurlijk willen we alle inspiratie die we op hebben gedaan tijdens #EMEC graag met delen. Hoe? Dat bepaal je zelf. Bekijk ons aanbod HIER

Om praktisch aan de slag te kunnen met je eigen evenement, ontwikkelen we een workshop ‘Evenementenmaken doe je zo’. Wil je als eerste de data weten? Meld je dan hieronder even aan (en nee, we sturen je geen informatie waar je niet om hebt gevraagd)

Geschreven door: Wendy de Jongh | Partner

Design it, make it...enjoy it! | blog #7

2 oktober, 2018

EVENEMENTEN MAKEN of EVENEMENTEN ORGANISEREN

Leuke relatie: ‘Wat doe jij bij HET SUCCES?’.

IK: ‘Ik ben evenementenmaker.’

LR: ‘Oh, wat gaaf, dus je organiseert evenementen?’.

Ik: ‘Ja, dat doen we ook.’ En dan slaat de verwarring toe.

LR: ’Hoezo ook? Zijn dat twee verschillende dingen dan?’

‘Jazeker!’ roep ik gepassioneerd. Er is, wat ons betreft, een groot verschil tussen een evenement ‘maken’ en een evenement ‘organiseren’. Wat dat verschil is delen we graag met je.

MAKEN vs ORGANISEREN

Wanneer je een idee hebt voor een evenement start je niet meteen met de organisatie. Een evenement waarmee je impact wil maken verdient aandacht, vanaf het begin.

Je kunt het vergelijken met het bouwen van een huis. Je hebt een idee, maar je gaat niet meteen de stenen kopen en bouwen. Eerst komt er een architect die jouw idee omzet in een ontwerp. In dit ontwerp komen alle ideeën samen tot een geheel, namelijk jouw nieuwe huis. Gemaakt op jouw wensen. Als dat plaatje klopt ga je aan de slag met het organiseren van de bouw. Aannemers worden aangenomen, materialen worden ingekocht en bouwers gaan aan de slag.

Zo werkt het ook met het maken van een evenement. Om je te vertellen hoe dat in zijn werk gaat, neem ik je graag mee in mijn hoofd.

Als een opdrachtgever me verteld over een idee voor een evenement gaan alle voelsprieten meteen aan. In een razend tempo schieten vragen en gedachtes door mijn hoofd: voor wie ga je het organiseren, welke ideeën heb je over het programma, wat zou je willen voor locatie, welke sprekers heb ik binnen mijn netwerk, ‘oh, daar heb ik een gaaf filmpje van gezien’, ‘daar weet ik nog wel iemand voor’, ‘dan kunnen we zeker even contact opnemen met..’ Beelden, geluiden, geuren en kleuren flitsen voorbij. Maar de belangrijkste vraag is: “Waarom wil je een evenement organiseren en met welk doel?’

Met al deze vragen en gedachten is het creatieve proces begonnen. Het proces dat aan de basis ligt van elk succesvol evenement. Dit is de fase van een evenement MAKEN.

Net zoals bij het ontwerpen en bouwen van een huis, verzamelen we in deze fase alle ideeën en ‘bouwstenen’ die nodig zijn voor de bijeenkomst. In deze fase mag alles vind ik. Alle ideeën zijn welkom, want ideeën geven inspiratie voor weer andere ideeën. Uiteindelijke ontstaat er een eenduidig beeld, het ontwerp van het evenement.

Belangrijk in deze fase is om het eindresultaat scherp in beeld te hebben en te houden. Want gave ideeën bedenken is 1 ding. Ze afstemmen op het doel met de groots mogelijke impact is iets anders.

Als je ontwerp compleet is, kun je overgaan tot de ORGANISATIE. Hoe ga je het ontwerp concreet omzetten naar sprekers, locatie, materiaal etc. Wie en wat hebben we waar en wanneer nodig?

De overgang van MAKEN naar ORGANISEREN is een vloeiende beweging. Vaak worden er tijdens de organisatie nog kleine dingen aangepast. Met een uitgebreid draaiboek en een strakke planning kom je een heel eind.

Het is dan ook niet gek dat veel bedrijven de ORGANISATIE van een evenement toevertrouwen aan de Office Manager of Directie secretaresse of in het meest gunstige geval de afdeling Marketing & Communicatie. Dat zijn vaak de mensen met een groot organisatorisch vermogen.

Maar een evenement waarmee je impact wil maken vraagt meer. Visie, overzicht, creativiteit, flexibiliteit en vooral FOCUS. Een goed evenement maken en organiseren is een vak. Dat doe je er niet zomaar even bij.

HET GEHEIM

En zoals beloofd delen we ons geheim met jou:

BESTEED VEEL AANDACHT AAN HET MAKEN, dan komt de organisatie vanzelf!

Heel veel ingewikkelder kunnen we het niet voor je maken. Wel kunnen we het evenement voor je maken!

Want, uiteindelijk komt alles samen op de dag van het evenement. Het moment waarop je jouw idee in zijn geheeld uitgewerkt ziet.

Het moment waarop je met trots terugkijkt op de samenwerking met HET SUCCES. Hoe we gaan samenwerken bepaal je zelf. Bekijk ons aanbod HIER

En dan komt heel, echt heel even mijn hoofd weer tot rust. Tot de dag na het evenement, want dan is er genoeg om over na te denken: nieuwe inspiratie, nieuwe ontmoetingen en nog meer ideeën voor jouw volgende evenement!

We delen onze inspiratie en kennis graag met je. Daarom starten we in het nieuwe jaar met de workshop ‘Evenementenmaken doe je zo’. Wil je als eerste de data weten? Meld je dan hieronder even aan (en nee, we sturen je geen informatie waar je niet om hebt gevraagd ­čśë)

SUCCES IS WHERE PREPARATION AND OPPORTUNITY MEET – B. UNSER

Workshop

Show me the money | blog#6

29 juni, 2018

Er is geen ontkomen aan: Een evenement kost nu eenmaal geld. Waarbij we wel meteen de opmerking willen maken: impact maken zit m niet in de grote van het budget. Dat gaat vooral over je budget spenderen aan die zaken die bijdragen aan het doel van de bijeenkomst (lees ook blog#1).

Wij zijn groot fan een goed financieel overzicht, te starten met het budget dat je zelf voor ogen hebt. Heel ingewikkeld hoef je het niet te maken. Wel goed om er tijd voor vrij te maken en aandacht aan te besteden. Een goed financieel overzicht geeft je:

  • FOCUS: zijn deze uitgaven nodig? Met andere woorden, draagt het bij aan het doel van het evenement. #krachtvandeherhaling
  • OVERZICHT: Dit spreekt natuurlijk voor zich. Eenmaal je overzicht word je ook uitgedaagd om goed na te denken of je aan alles hebt gedacht. Zo krijg je een compleet beeld en kom je niet meer voor (grote) verrassingen te staan.
  • RUST: als je weet wat je uit kunt geven worden beslissingen makkelijker. Of je houd je aan je budget of je kunt beslissen alsnog een uitgave te doen. Je hebt dan ook een goed beeld van uitgaven waardoor je eventueel met budget kunt schuiven.

Wij maken het niet ingewikkeld, wel overzichtelijk. Wij worden hier heel blij van, maar het is een opzet die je naar eigen inzicht aan kunt passen. Wil je een format ontvangen? Neem dan contact met ons op via wendy@hetsucces.org.

SHOW ME THE MONEY

Locatie | Alles wat te maken heeft met je locatie breng je hier in beeld. De zaalhuur, vergaderarrangementen, stelposten voor dranken, inhuur van extra diensten zoals bijvoorbeeld de inhuur van techniek als dit via de locatie wordt georganiseerd.

Bekijk goed wat bij een locatie in het arrangement zit. Zaalhuur en basis faciliteiten zoals koffie, thee en tafelwater kan in het arrangement opgenomen zijn. Bij evenementenlocaties die je volledig zelf in kunt richten mag je ervan uitgaan dat je voor alles apart moet betalen. Geeft niks, maar krijg dat wel goed in beeld.

Maak in je begroting het aantal personen inzichtelijk. Zo weet je precies welke posten er met het aantal gasten mee beweegt en welke kosten je hebt onafhankelijk van het aantal gasten. Het uitrekenen van de kosten per persoon kan je hierbij helpen.

Sprekers | Entertainment | Veel professionele sprekers zullen een totaalprijs afgeven. Hierin zitten de kosten voor de voorbereiding, reistijd en kilometervergoeding dan inbegrepen. Is dit niet het geval, dan kun je daarover nog onderhandelen.

Ook hier geldt, en eigenlijk voor alle offertes die je van leveranciers ontvangt, weet goed wat je krijg tegen welke prijs.

Denk je ook aan een bedankje voor je sprekers? Tenzij je bloemen uit de tuin plukt of weg wilt komen met een hand en een zoen, voor de rest handig om budget op te nemen.

Materiaal | Wil je een evenement een persoonlijk look & feel geven dan het geweldig om materiaal te laten maken. Misschien heb je al marketing materiaal in huis, gebruik dat dan. Gaver is het natuurlijk als je materiaal laat maken speciaal voor het evenement. Denk dan aan:

  • Banners
  • Vlaggen
  • Keycords
  • ...etc

Maar ook materiaal voor de praktische uitvoering van het evenement:

  • Badges
  • Presentatiemateriaal (denk bijvoorbeeld aan een cheque/prijs die uitgereikt gaat worden)
  • ...etc

Tot slot wil je de gasten wellicht nog een aandenken meegeven. Neem dan een bedrag mee voor de ‘goodiebag’. Overigens zijn er natuurlijk een heleboel creatieve manieren die je in kunt zetten.

Organisatie | Of je nu iemand intern hebt die de organisatie oppakt of samenwerkt een externe partij, de organisatie van een evenement neemt behoorlijk wat tijd in beslag. Breng die tijd in beeld. Tijd kun je maar één keer uitgeven en gaat, zeker als je intern iemand verantwoordelijk maakt ten koste van andere werkzaamheden.

Heb je binnen je organisatie een evenementenmaker, dan ook wil je weten hoeveel uur er aan een evenement besteed wordt.

Wij zijn graag op tijd aanwezig op locatie. Sterker nog, als het even kan, zijn we de dag van te voren al op locatie om op te bouwen. Dat betekent dat er hotelovernachtingen geboekt worden. Neem hiervoor een post op.

Externe leveranciers |We hebben het al eerder gezegd, wij werken graag met vaste leveranciers waar we mee kunnen lezen en schrijven en waarvan we weten dat zij net als wij staan voor kwaliteit. Denk hierbij aan:

  • Hostesservice
  • Technische ondersteuning
  • Fotograaf | Filmmaker | Visuele verslaglegging
  • Inkom & Registratie
  • Marketing & communicatie
  • … deze lijst in eindeloos aan te vullen

Voor alle zaken geldt: pak je het intern op of gaan we samenwerken met een externe partij. Welke keuze je ook maakt, stel jezelf de vraag: Wat ben ik bereid ervoor te doen? Wat kun je zelf oppakken met dezelfde impact als een specialist? #maketherightchoice

Succes is where preparation and opportunity meet – B. Unser

Wij zijn er van overtuigd dat je met elk budget een tof evenement neer kunt zetten dat impact maakt bij je gasten. Het gaat altijd om de inhoud. De vorm vraagt creativiteit. We delen graag onze ideeën met jou. #letsmakeconnections

Leave that light on! | blog#5

21 juni, 2018

Al eens in een zaal gezeten waarbij je je enorm hebt verheugd op de spreker? Hij loopt het toneel op en…dan blijkt hij onverstaanbaar omdat het geluid slecht is? Of dat de spreker vastloopt in zijn presentatie omdat filmpjes die het niet goed doen?

Onlosmakelijk verbonden met de inhoud is hoe die gefaciliteerd wordt. Hoe is je locatie, je zaal & het podium uitgelicht? Hoe is het geluid geregeld?

Vaak wordt het licht & geluid door de locatie geregeld. De locatie heeft zelf faciliteiten in huis of er wordt techniek ingehuurd via een vaste leverancier van de locatie.  Hoe, dat verschilt per locatie en wat je geregeld wilt hebben. Van het aansluiten van een box en microfoon en de rest lekker zelf doen tot aan complete geluidsinstallaties met een team van technische mensen.

Hoe je het ook regelt, je wilt techniek niet aan het toeval overlaten.

ELKE € GOED BESTEED

‘Moeten we echt zoveel betalen voor de techniek en is al die ondersteuning in de zalen wel nodig? Ze zitten de helft van tijd niks te doen', aldus een opdrachtgever.

 KLOPT! En dat is een heel goed teken! Dan weten we dat alles goed is voorbereid, alles getest is en dat het werkt. Maar oh, de impact als er iets fout gaat met presentaties, licht en geluid. Zeker niet de impact die je wilt maken met je evenement.

Goede technische ondersteuning tijdens je evenement onmisbaar is. We leggen je graag uit waarom.

Het gaat altijd om de inhoud

We gaan er vanuit dat je veel zorg hebt besteed aan de inhoud (zie ook blog#3 & blog#4). Die zorg kun je alleen maar belonen met een goede uitvoering. Presentaties die werken, filmpjes die getoond kunnen worden, microfoons die goed werken en niet met elkaar storen om maar een paar zaken te noemen.

Weet dan ook wat er aan presentaties getoond gaat worden. Hoe meer je voorafgaande aan het evenementen kun voorbereiden des te beter. ‘Oh wat heerlijk! Alles staat al klaar voor me en het enige dat ik hoef te doen in concentreren op de inhoud’ – zo riep een van onze sprekers verheugd tijdens ons laatste evenement. En dat is precies wat je wilt, concentreren op de inhoud, zonder dat je je bezig hoeft te houden met de randvoorwaarden. Dat creëert rust bij je sprekers en de opdrachtgever.

Creëer een beleving

Naast de inhoud heb je ook al veel tijd besteed aan het kiezen van de perfectie locatie (zie ook blog#2). Het aankleden en inrichten van een zaal is 1 ding, het uitlichten van deze zaal & het podium is echt een vak apart. Hiermee kun de perfecte sfeer creëren en je evenement tot een totaal beleving maken.

“It always seems impossible until it’s done.” - Nelson Mandela

Heel eerlijk, over het samenwerken met de mensen van de techniek doen wij nogal eens moeilijk. Dat heeft een reden, namelijk dat wij dit zo belangrijk vinden voor het Succes van jouw bijeenkomst. Daarom proberen we zoveel mogelijk samen te werken met een vaste technische partner. Mannen waarmee wij kunnen lezen en schrijven en die we al vroeg in het organisatietraject betrekken bij de voorbereidingen. #letsmakeimpact #letmakeconnection

Nu al plannen voor een evenement en geen idee waar je moet beginnen? Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij zijn er dol op om onze ideeën met je te delen #sharingisfun

Hallo! Dag-voorzitter | blog#4 

14 juni, 2018

Waarschijnlijk ken je binnen je netwerk iemand die zich als dagvoorzitter aanbiedt. In het meest gunstige geval denk je nu meteen aan ons. Niet? Dat komt dan nog wel. We gaan je er in ieder geval iets over zeggen. 

De variatie in aanbod van dagvoorzitters is enorm. Als je op Google ‘dagvoorzitter’ intypt krijg je een lijst aan websites waarop dagvoorzitters worden aangeboden. Belangrijkste vraag is: Waarom zou je voor je evenement een dagvoorzitter willen inzetten?

Dat kunnen wij je wel vertellen. Er zijn een aantal redenen, afhankelijk van wiens perspectief je het bekijkt.

Great things in business are never done by one person. They're done by a team of people - S.Jobs

Na maanden van voorbereiding wil je dat op de dag van het evenement het ook gaat zoals je van te voren bedacht had. Echter, dat is zelden zo. Er gebeuren altijd dingen die je van te voren niet bedacht zou hebben. Geeft niets wat met een goede voorbereiding heb je de flexibiliteit om daarmee om te gaan.

Daarin speelt de dagvoorzitter, wat ons betreft een belangrijke rol. Hij/zij is namelijk het cement tussen de opdrachtgever, de sprekers, het publiek en de organisatie.

Opdrachtgevers | Als opdrachtgevers heb je een doel met je evenement (lees ook blog#1). Op dat ene moment komt alles samen. Het zorgvuldig geformuleerde doel zal bewaakt moeten worden. Alle afspraken zijn daarop afgestemd en het is fijn dat die ook worden nagekomen. De dagvoorzitter is de bewaker van het doel.

De sprekers | Het belangrijkste is dat er met de inhoud impact gemaakt wordt. Dit is wat je wilt dat gasten gaan onthouden. De dagvoorzitter zet de zorgvuldig uitgekozen sprekers in de ‘spotlight’ zodat zij met hun verhaal impact kunnen maken. #letsmakeimpact.

Het publiek | Voor deelnemers is het heerlijk om het gevoel te krijgen dat je welkom bent. En dat je een ‘bekend’ gezicht ziet. Dat hoeft niet letterlijk een bekend gezicht te zijn. De dagvoorzitter is het ‘gezicht’ van het evenement. Een dagvoorzitter is in staat mensen met elkaar te verbinden. In de groep of individueel. #letsmakeconnections.

Organisator | Als organisator heb je niet constant zicht op wat er in de zaal gebeurd. Dat wil je wel weten, zodat je achter de schermen kun anticiperen. De organisatie achter de schermen is altijd faciliterend aan de inhoud van het evenement. Daarom is het belangrijk om aangesloten te blijven op die inhoud. De dagvoorzitter is de link tussen voor en achter de schermen. #letsstayconnected

DE SUCCES DAGVOORZITTER

Er is een overweldigede keus aan dagvoorzitters. Inhoudelijke sprekers die tevens dagvoorzitters zijn, entertainers die een showelement inbrengen en de échte verbinders.

Vanuit onze opdrachtgevers krijgen we steeds meer de vraag of we, naast het maken van evenementconcepten en de organisatie daarvan, ook het dagvoorzitterschap op willen pakken. ‘Want’, zo zeiden ze: ’Jullie hebben al zoveel kennis over ons bedrijf, de inhoud van het evenement, de gasten én de organisatie. Logische vraag toch?

Dat vonden wij eigenlijk ook! En inmiddels weten we dat onze kennis van de organisatie ‘achter de schermen’ een meerwaarde is voor wat er op het podium gebeurd.

Bovendien, hoe fijn is het om de hele organisatie van jouw evenement uit handen te kunnen geven? Nu al een idee voor een evenement? Wij helpen je graag op weg met inspiratie en concrete ideeën. Check hier De Succesdagvoorzitter 

#staytuned #letsmakeconnections #welovewhatwedo

© Copyright - HET SUCCES | Powered bij HET SUCCES business support & HET SUCCES concept & evenement