Show me the money | blog#6

29 juni, 2018

Er is geen ontkomen aan: Een evenement kost nu eenmaal geld. Waarbij we wel meteen de opmerking willen maken: impact maken zit m niet in de grote van het budget. Dat gaat vooral over je budget spenderen aan die zaken die bijdragen aan het doel van de bijeenkomst (lees ook blog#1).

Wij zijn groot fan een goed financieel overzicht, te starten met het budget dat je zelf voor ogen hebt. Heel ingewikkeld hoef je het niet te maken. Wel goed om er tijd voor vrij te maken en aandacht aan te besteden. Een goed financieel overzicht geeft je:

  • FOCUS: zijn deze uitgaven nodig? Met andere woorden, draagt het bij aan het doel van het evenement. #krachtvandeherhaling
  • OVERZICHT: Dit spreekt natuurlijk voor zich. Eenmaal je overzicht word je ook uitgedaagd om goed na te denken of je aan alles hebt gedacht. Zo krijg je een compleet beeld en kom je niet meer voor (grote) verrassingen te staan.
  • RUST: als je weet wat je uit kunt geven worden beslissingen makkelijker. Of je houd je aan je budget of je kunt beslissen alsnog een uitgave te doen. Je hebt dan ook een goed beeld van uitgaven waardoor je eventueel met budget kunt schuiven.

Wij maken het niet ingewikkeld, wel overzichtelijk. Wij worden hier heel blij van, maar het is een opzet die je naar eigen inzicht aan kunt passen. Wil je een format ontvangen? Neem dan contact met ons op via wendy@hetsucces.org.

SHOW ME THE MONEY

Locatie | Alles wat te maken heeft met je locatie breng je hier in beeld. De zaalhuur, vergaderarrangementen, stelposten voor dranken, inhuur van extra diensten zoals bijvoorbeeld de inhuur van techniek als dit via de locatie wordt georganiseerd.

Bekijk goed wat bij een locatie in het arrangement zit. Zaalhuur en basis faciliteiten zoals koffie, thee en tafelwater kan in het arrangement opgenomen zijn. Bij evenementenlocaties die je volledig zelf in kunt richten mag je ervan uitgaan dat je voor alles apart moet betalen. Geeft niks, maar krijg dat wel goed in beeld.

Maak in je begroting het aantal personen inzichtelijk. Zo weet je precies welke posten er met het aantal gasten mee beweegt en welke kosten je hebt onafhankelijk van het aantal gasten. Het uitrekenen van de kosten per persoon kan je hierbij helpen.

Sprekers | Entertainment | Veel professionele sprekers zullen een totaalprijs afgeven. Hierin zitten de kosten voor de voorbereiding, reistijd en kilometervergoeding dan inbegrepen. Is dit niet het geval, dan kun je daarover nog onderhandelen.

Ook hier geldt, en eigenlijk voor alle offertes die je van leveranciers ontvangt, weet goed wat je krijg tegen welke prijs.

Denk je ook aan een bedankje voor je sprekers? Tenzij je bloemen uit de tuin plukt of weg wilt komen met een hand en een zoen, voor de rest handig om budget op te nemen.

Materiaal | Wil je een evenement een persoonlijk look & feel geven dan het geweldig om materiaal te laten maken. Misschien heb je al marketing materiaal in huis, gebruik dat dan. Gaver is het natuurlijk als je materiaal laat maken speciaal voor het evenement. Denk dan aan:

  • Banners
  • Vlaggen
  • Keycords
  • ...etc

Maar ook materiaal voor de praktische uitvoering van het evenement:

  • Badges
  • Presentatiemateriaal (denk bijvoorbeeld aan een cheque/prijs die uitgereikt gaat worden)
  • ...etc

Tot slot wil je de gasten wellicht nog een aandenken meegeven. Neem dan een bedrag mee voor de ‘goodiebag’. Overigens zijn er natuurlijk een heleboel creatieve manieren die je in kunt zetten.

Organisatie | Of je nu iemand intern hebt die de organisatie oppakt of samenwerkt een externe partij, de organisatie van een evenement neemt behoorlijk wat tijd in beslag. Breng die tijd in beeld. Tijd kun je maar één keer uitgeven en gaat, zeker als je intern iemand verantwoordelijk maakt ten koste van andere werkzaamheden.

Heb je binnen je organisatie een evenementenmaker, dan ook wil je weten hoeveel uur er aan een evenement besteed wordt.

Wij zijn graag op tijd aanwezig op locatie. Sterker nog, als het even kan, zijn we de dag van te voren al op locatie om op te bouwen. Dat betekent dat er hotelovernachtingen geboekt worden. Neem hiervoor een post op.

Externe leveranciers |We hebben het al eerder gezegd, wij werken graag met vaste leveranciers waar we mee kunnen lezen en schrijven en waarvan we weten dat zij net als wij staan voor kwaliteit. Denk hierbij aan:

  • Hostesservice
  • Technische ondersteuning
  • Fotograaf | Filmmaker | Visuele verslaglegging
  • Inkom & Registratie
  • Marketing & communicatie
  • … deze lijst in eindeloos aan te vullen

Voor alle zaken geldt: pak je het intern op of gaan we samenwerken met een externe partij. Welke keuze je ook maakt, stel jezelf de vraag: Wat ben ik bereid ervoor te doen? Wat kun je zelf oppakken met dezelfde impact als een specialist? #maketherightchoice

Succes is where preparation and opportunity meet – B. Unser

Wij zijn er van overtuigd dat je met elk budget een tof evenement neer kunt zetten dat impact maakt bij je gasten. Het gaat altijd om de inhoud. De vorm vraagt creativiteit. We delen graag onze ideeën met jou. #letsmakeconnections

Reageren




Reactie plaatsen

© Copyright - HET SUCCES | Powered bij HET SUCCES business support & HET SUCCES concept & evenement