Show me the money | blog#6

29 juni, 2018

Er is geen ontkomen aan: Een evenement kost nu eenmaal geld. Waarbij we wel meteen de opmerking willen maken: impact maken zit m niet in de grote van het budget. Dat gaat vooral over je budget spenderen aan die zaken die bijdragen aan het doel van de bijeenkomst (lees ook blog#1).

Wij zijn groot fan een goed financieel overzicht, te starten met het budget dat je zelf voor ogen hebt. Heel ingewikkeld hoef je het niet te maken. Wel goed om er tijd voor vrij te maken en aandacht aan te besteden. Een goed financieel overzicht geeft je:

  • FOCUS: zijn deze uitgaven nodig? Met andere woorden, draagt het bij aan het doel van het evenement. #krachtvandeherhaling
  • OVERZICHT: Dit spreekt natuurlijk voor zich. Eenmaal je overzicht word je ook uitgedaagd om goed na te denken of je aan alles hebt gedacht. Zo krijg je een compleet beeld en kom je niet meer voor (grote) verrassingen te staan.
  • RUST: als je weet wat je uit kunt geven worden beslissingen makkelijker. Of je houd je aan je budget of je kunt beslissen alsnog een uitgave te doen. Je hebt dan ook een goed beeld van uitgaven waardoor je eventueel met budget kunt schuiven.

Wij maken het niet ingewikkeld, wel overzichtelijk. Wij worden hier heel blij van, maar het is een opzet die je naar eigen inzicht aan kunt passen. Wil je een format ontvangen? Neem dan contact met ons op via wendy@hetsucces.org.

SHOW ME THE MONEY

Locatie | Alles wat te maken heeft met je locatie breng je hier in beeld. De zaalhuur, vergaderarrangementen, stelposten voor dranken, inhuur van extra diensten zoals bijvoorbeeld de inhuur van techniek als dit via de locatie wordt georganiseerd.

Bekijk goed wat bij een locatie in het arrangement zit. Zaalhuur en basis faciliteiten zoals koffie, thee en tafelwater kan in het arrangement opgenomen zijn. Bij evenementenlocaties die je volledig zelf in kunt richten mag je ervan uitgaan dat je voor alles apart moet betalen. Geeft niks, maar krijg dat wel goed in beeld.

Maak in je begroting het aantal personen inzichtelijk. Zo weet je precies welke posten er met het aantal gasten mee beweegt en welke kosten je hebt onafhankelijk van het aantal gasten. Het uitrekenen van de kosten per persoon kan je hierbij helpen.

Sprekers | Entertainment | Veel professionele sprekers zullen een totaalprijs afgeven. Hierin zitten de kosten voor de voorbereiding, reistijd en kilometervergoeding dan inbegrepen. Is dit niet het geval, dan kun je daarover nog onderhandelen.

Ook hier geldt, en eigenlijk voor alle offertes die je van leveranciers ontvangt, weet goed wat je krijg tegen welke prijs.

Denk je ook aan een bedankje voor je sprekers? Tenzij je bloemen uit de tuin plukt of weg wilt komen met een hand en een zoen, voor de rest handig om budget op te nemen.

Materiaal | Wil je een evenement een persoonlijk look & feel geven dan het geweldig om materiaal te laten maken. Misschien heb je al marketing materiaal in huis, gebruik dat dan. Gaver is het natuurlijk als je materiaal laat maken speciaal voor het evenement. Denk dan aan:

  • Banners
  • Vlaggen
  • Keycords
  • ...etc

Maar ook materiaal voor de praktische uitvoering van het evenement:

  • Badges
  • Presentatiemateriaal (denk bijvoorbeeld aan een cheque/prijs die uitgereikt gaat worden)
  • ...etc

Tot slot wil je de gasten wellicht nog een aandenken meegeven. Neem dan een bedrag mee voor de ‘goodiebag’. Overigens zijn er natuurlijk een heleboel creatieve manieren die je in kunt zetten.

Organisatie | Of je nu iemand intern hebt die de organisatie oppakt of samenwerkt een externe partij, de organisatie van een evenement neemt behoorlijk wat tijd in beslag. Breng die tijd in beeld. Tijd kun je maar één keer uitgeven en gaat, zeker als je intern iemand verantwoordelijk maakt ten koste van andere werkzaamheden.

Heb je binnen je organisatie een evenementenmaker, dan ook wil je weten hoeveel uur er aan een evenement besteed wordt.

Wij zijn graag op tijd aanwezig op locatie. Sterker nog, als het even kan, zijn we de dag van te voren al op locatie om op te bouwen. Dat betekent dat er hotelovernachtingen geboekt worden. Neem hiervoor een post op.

Externe leveranciers |We hebben het al eerder gezegd, wij werken graag met vaste leveranciers waar we mee kunnen lezen en schrijven en waarvan we weten dat zij net als wij staan voor kwaliteit. Denk hierbij aan:

  • Hostesservice
  • Technische ondersteuning
  • Fotograaf | Filmmaker | Visuele verslaglegging
  • Inkom & Registratie
  • Marketing & communicatie
  • … deze lijst in eindeloos aan te vullen

Voor alle zaken geldt: pak je het intern op of gaan we samenwerken met een externe partij. Welke keuze je ook maakt, stel jezelf de vraag: Wat ben ik bereid ervoor te doen? Wat kun je zelf oppakken met dezelfde impact als een specialist? #maketherightchoice

Succes is where preparation and opportunity meet – B. Unser

Wij zijn er van overtuigd dat je met elk budget een tof evenement neer kunt zetten dat impact maakt bij je gasten. Het gaat altijd om de inhoud. De vorm vraagt creativiteit. We delen graag onze ideeën met jou. #letsmakeconnections

Leave that light on! | blog#5

21 juni, 2018

Al eens in een zaal gezeten waarbij je je enorm hebt verheugd op de spreker? Hij loopt het toneel op en…dan blijkt hij onverstaanbaar omdat het geluid slecht is? Of dat de spreker vastloopt in zijn presentatie omdat filmpjes die het niet goed doen?

Onlosmakelijk verbonden met de inhoud is hoe die gefaciliteerd wordt. Hoe is je locatie, je zaal & het podium uitgelicht? Hoe is het geluid geregeld?

Vaak wordt het licht & geluid door de locatie geregeld. De locatie heeft zelf faciliteiten in huis of er wordt techniek ingehuurd via een vaste leverancier van de locatie.  Hoe, dat verschilt per locatie en wat je geregeld wilt hebben. Van het aansluiten van een box en microfoon en de rest lekker zelf doen tot aan complete geluidsinstallaties met een team van technische mensen.

Hoe je het ook regelt, je wilt techniek niet aan het toeval overlaten.

ELKE € GOED BESTEED

‘Moeten we echt zoveel betalen voor de techniek en is al die ondersteuning in de zalen wel nodig? Ze zitten de helft van tijd niks te doen', aldus een opdrachtgever.

 KLOPT! En dat is een heel goed teken! Dan weten we dat alles goed is voorbereid, alles getest is en dat het werkt. Maar oh, de impact als er iets fout gaat met presentaties, licht en geluid. Zeker niet de impact die je wilt maken met je evenement.

Goede technische ondersteuning tijdens je evenement onmisbaar is. We leggen je graag uit waarom.

Het gaat altijd om de inhoud

We gaan er vanuit dat je veel zorg hebt besteed aan de inhoud (zie ook blog#3 & blog#4). Die zorg kun je alleen maar belonen met een goede uitvoering. Presentaties die werken, filmpjes die getoond kunnen worden, microfoons die goed werken en niet met elkaar storen om maar een paar zaken te noemen.

Weet dan ook wat er aan presentaties getoond gaat worden. Hoe meer je voorafgaande aan het evenementen kun voorbereiden des te beter. ‘Oh wat heerlijk! Alles staat al klaar voor me en het enige dat ik hoef te doen in concentreren op de inhoud’ – zo riep een van onze sprekers verheugd tijdens ons laatste evenement. En dat is precies wat je wilt, concentreren op de inhoud, zonder dat je je bezig hoeft te houden met de randvoorwaarden. Dat creëert rust bij je sprekers en de opdrachtgever.

Creëer een beleving

Naast de inhoud heb je ook al veel tijd besteed aan het kiezen van de perfectie locatie (zie ook blog#2). Het aankleden en inrichten van een zaal is 1 ding, het uitlichten van deze zaal & het podium is echt een vak apart. Hiermee kun de perfecte sfeer creëren en je evenement tot een totaal beleving maken.

“It always seems impossible until it’s done.” - Nelson Mandela

Heel eerlijk, over het samenwerken met de mensen van de techniek doen wij nogal eens moeilijk. Dat heeft een reden, namelijk dat wij dit zo belangrijk vinden voor het Succes van jouw bijeenkomst. Daarom proberen we zoveel mogelijk samen te werken met een vaste technische partner. Mannen waarmee wij kunnen lezen en schrijven en die we al vroeg in het organisatietraject betrekken bij de voorbereidingen. #letsmakeimpact #letmakeconnection

Nu al plannen voor een evenement en geen idee waar je moet beginnen? Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij zijn er dol op om onze ideeën met je te delen #sharingisfun

Hallo! Dag-voorzitter | blog#4 

14 juni, 2018

Waarschijnlijk ken je binnen je netwerk iemand die zich als dagvoorzitter aanbiedt. In het meest gunstige geval denk je nu meteen aan ons. Niet? Dat komt dan nog wel. We gaan je er in ieder geval iets over zeggen. 

De variatie in aanbod van dagvoorzitters is enorm. Als je op Google ‘dagvoorzitter’ intypt krijg je een lijst aan websites waarop dagvoorzitters worden aangeboden. Belangrijkste vraag is: Waarom zou je voor je evenement een dagvoorzitter willen inzetten?

Dat kunnen wij je wel vertellen. Er zijn een aantal redenen, afhankelijk van wiens perspectief je het bekijkt.

Great things in business are never done by one person. They're done by a team of people - S.Jobs

Na maanden van voorbereiding wil je dat op de dag van het evenement het ook gaat zoals je van te voren bedacht had. Echter, dat is zelden zo. Er gebeuren altijd dingen die je van te voren niet bedacht zou hebben. Geeft niets wat met een goede voorbereiding heb je de flexibiliteit om daarmee om te gaan.

Daarin speelt de dagvoorzitter, wat ons betreft een belangrijke rol. Hij/zij is namelijk het cement tussen de opdrachtgever, de sprekers, het publiek en de organisatie.

Opdrachtgevers | Als opdrachtgevers heb je een doel met je evenement (lees ook blog#1). Op dat ene moment komt alles samen. Het zorgvuldig geformuleerde doel zal bewaakt moeten worden. Alle afspraken zijn daarop afgestemd en het is fijn dat die ook worden nagekomen. De dagvoorzitter is de bewaker van het doel.

De sprekers | Het belangrijkste is dat er met de inhoud impact gemaakt wordt. Dit is wat je wilt dat gasten gaan onthouden. De dagvoorzitter zet de zorgvuldig uitgekozen sprekers in de ‘spotlight’ zodat zij met hun verhaal impact kunnen maken. #letsmakeimpact.

Het publiek | Voor deelnemers is het heerlijk om het gevoel te krijgen dat je welkom bent. En dat je een ‘bekend’ gezicht ziet. Dat hoeft niet letterlijk een bekend gezicht te zijn. De dagvoorzitter is het ‘gezicht’ van het evenement. Een dagvoorzitter is in staat mensen met elkaar te verbinden. In de groep of individueel. #letsmakeconnections.

Organisator | Als organisator heb je niet constant zicht op wat er in de zaal gebeurd. Dat wil je wel weten, zodat je achter de schermen kun anticiperen. De organisatie achter de schermen is altijd faciliterend aan de inhoud van het evenement. Daarom is het belangrijk om aangesloten te blijven op die inhoud. De dagvoorzitter is de link tussen voor en achter de schermen. #letsstayconnected

DE SUCCES DAGVOORZITTER

Er is een overweldigede keus aan dagvoorzitters. Inhoudelijke sprekers die tevens dagvoorzitters zijn, entertainers die een showelement inbrengen en de échte verbinders.

Vanuit onze opdrachtgevers krijgen we steeds meer de vraag of we, naast het maken van evenementconcepten en de organisatie daarvan, ook het dagvoorzitterschap op willen pakken. ‘Want’, zo zeiden ze: ’Jullie hebben al zoveel kennis over ons bedrijf, de inhoud van het evenement, de gasten én de organisatie. Logische vraag toch?

Dat vonden wij eigenlijk ook! En inmiddels weten we dat onze kennis van de organisatie ‘achter de schermen’ een meerwaarde is voor wat er op het podium gebeurd.

Bovendien, hoe fijn is het om de hele organisatie van jouw evenement uit handen te kunnen geven? Nu al een idee voor een evenement? Wij helpen je graag op weg met inspiratie en concrete ideeën. Check hier De Succesdagvoorzitter 

#staytuned #letsmakeconnections #welovewhatwedo

Sprekers - Talk more, Speech-less! | blog#3

4 juni, 2018

Hier gaat ons hart sneller van kloppen! Want wist je dat we naast het maken van evenementen ook een passie hebben voor Public Speaking? #dagvoorzitter. Goed om even te weten, toch?

Uiteindelijk gaat een evenement altijd om de inhoud. Als we de inhoud kunnen vertalen naar een gevoel en dat kunnen combineren met de juiste vorm, dan maken we impact.

Sprekers spelen daarbij een belangrijke rol. Het kiezen van een spreker is daarom cruciaal. Hoe doe je dat? En dat niet alleen…hoe zorg je er nu voor dat de sprekers op jouw evenement maximaal kunnen presteren?

Je hebt inmiddels je doel, doelgroep en wat je wil investeren bepaald (zie blog#1). Daarnaast weten we ook de locatie al (zie blog#2). We kunnen dus nu naar de inhoud gaan kijken.

Sprekers, zowel van binnen als van buiten de organisatie, zijn een van de succesfactoren van je evenement. Daar kun je niet zorgvuldig genoeg mee omgaan.

DE SUCCESSPREKER

Sprekers uit de eigen organisatie

Het ligt vaak voor de hand dat een CEO of COO of manager aan het woord komt op een evenement. Logisch ook, want zij willen als geen ander dat de gasten op hun evenement in beweging komen. En hoewel we weten dat deze mensen vaak genoeg op het podium staan of op zijn minst regelmatig presentaties geven ligt het niet altijd voor de hand dat deze presentaties impact maken.

Het is daarom van belang om ze mee te nemen in het voortraject van je evenement. Best een uitdaging, want vaak staat het evenement niet bovenaan de prioriteitenlijst van deze mensen. Vraag een moment van hun tijd om uit te vinden wat hun verhaal. Het algemene belang is groot, zij willen hun verhaal vertellen, met impact.

Sprekers uit ‘Sprekersland’

Wooow! Wat is het aanbod van sprekers groot. Het is makkelijk om te kiezen voor een bekende Nederlander. Even Googlen op ‘spreker voor evenementen’ en je krijg een lijst aan websites waar je sprekers kunt boeken.

Sprekers uit de sportwereld doen het altijd goed. Wat is er mooier dan een oud-Olympier op het podium te hebben. Maar ook bekende presentatoren en acteurs doen het lekker op de bühne.

De vraag blijft altijd: hoe draagt hun verhaal bij aan het doel van de bijeenkomst? Het zou zomaar eens kunnen zijn dat een minder bekende spreker meer impact kan maken. Laat je niet verrassen en weet welk verhaal je in huis haalt, bekende Nederlander of niet. Als de inhoud niet klopt sla je volledig de plank mis. #oeps!

Zo fijn dat wij zoveel sprekers tegenkomen op onze evenementen én dat we binnen ons uitgebreide netwerk altijd met de best passende bekende en onbekende sprekers mogen samenwerken.

Maximaal faciliteren voor maximaal presteren

Sprekers boek je voor de inhoud. Zorg er dan ook voor dat zij zich alleen met de inhoud bezig hoeven te houden. Want hadden we al genoemd dat er vaak een behoorlijk prijskaartje hangt aan een goede en professionele spreker?

Uit ervaring weten we dat je een aantal zaken makkelijk kunt faciliteren om sprekers maximaal te laten presteren.

Geef tijd en ruimte om zich voor te kunnen bereiden. Zorg er in je planning voor dat je spreker op tijd op locatie is en ‘kennis kan maken’ met de zaal en het podium. Ervaren sprekers zullen hier minder tijd voor nodig hebben of nemen. Professionele sprekers zullen hier altijd tijd voor nemen.

Ook vinden sprekers het vaak fijn dat er een ruimte is waar zij zich even terug kunnen trekken. Ieder spreker heeft zo zijn eigen voorbereiding om in de juiste flow te komen. Check bij het maken van de afspraken wat hij/zij hiervoor nodig heeft. Dan sla je 2 vliegen in 1 klap: jij faciliteert de spreker maximaal en dat geeft vertrouwen én je laat zien dat je op een professionele manier met je sprekers omgaat. Inhoud staat voorop!

Techniek is op orde en presentaties zijn getest. Het geeft enorme rust als de techniek op orde is. Zorg dat microfoons klaarliggen en presentaties werken.

Natuurlijk heb je bij de briefing al gecheckt wat de spreker nodig heeft. Op de dag van je evenement is het dus een kwestie van ‘plug-and-play’. Het kan gebeuren dat sprekers hun presentatie meenemen. Prima, hou daar dan rekening mee met je programma. Zorg dat deze spreker bijvoorbeeld na een pauze het podium op gaat. Zo heb je samen nog de ruimte om alles op te starten.

Hoe belangrijk de rol van de techniek is? Heel belangrijk! Hier komen we in het volgende blog uitgebreid op terug #blog#4 .

Tot slot | #makesomeimpact

Laten we het simpel houden:

  • Zorg voor een heldere, duidelijk briefing voor je sprekers: zodat zij maximaal bijdragen aan het doel van de bijeenkomst.
  • Weet wat je sprekers gaan vertellen: loop, als het kan, samen met je spreker de presentatie door voorafgaand aan je evenement.
  • Weet hoe je sprekers hun verhaal gaan vertellen: kijk filmpjes en haal referenties op.
  • Neem werk uit handen waar het kan.

‘You can speak well if your tongue can deliver the message of your heart’ – John Ford (filmmaker)

We merken dat we een hoop te vertellen hebben over sprekers. Logisch, want we kunnen het niet vaak genoeg zeggen: inhoud is alles! OK, samen met de organisatie dan…

En wat kunnen we genieten als de spreker impact maakt! De golf van energie die dan door een zaal gaat, voel je dagen later nog. Dan weten we dat we, samen met jou een Succesvol evenement hebben neergezet. #letsmakeconnections

De perfecte locatie...hoe ziet die voor jou er uit? |blog#2

1 juni, 2018

Fotografie: Hotel en Congrescentrum Mennorode #dankjewel 

Waar denk jij aan als je jouw perfectie locatie in gedachte neemt?

  • Wat zie je om je heen?
  • Welke geluiden hoor je?
  • Wat ruik je? Misschien proef je zelfs de lokale specialiteit al in je mond.
  • Wat voel je onder je voeten en op je huid? En…wat voel je van binnen?

Neem even de tijd om het beeld te zien, te horen, te ruiken en te voelen. Beleven doe je met al je zintuigen. Dat is ook precies wat we willen voor onze gasten op evenementen.

Je hebt dus vast wel een beeld van jouw perfecte locatie. Maar wat is nu de perfecte evenementenlocatie? Het kiezen van een locatie is afhankelijk van een aantal factoren. En dan komen we toch weer terug op Blog#1: Wat is het doel van je bijeenkomst, Wie komen er en Wat ben je bereid er voor te doen? Uiteindelijk gaat het om 1 ding: de deelnemers van je evenement de locatie laten beleven. Altijd!

DE PERFECTIE LOCATIE

Als we het over de locatiekeuze keuze hebben spelen er, naast de bovengenoemde factoren nog een aantal andere aspecten mee. Laten we voorop stellen dat er zoveel mogelijkheden zijn, dat je er altijd wel een argument is om juist wel of juist niet voor die ene locatie te kiezen.

Als je op basis van het doel, wie er komen en wat we eraan willen uitgeven al een selectie hebben gemaakt, zul je op zijn minst nog een aantal vragen moeten beantwoorden:

Regio | Waar is de locatie?

Demografische ligging van de locatie is belangrijk. Hoe is de locatie bereikbaar? Uiteraard afgestemd op je doelgroep.

Als je weet dat veel van jouw gasten gebruik maken van het Openbaar Vervoer dan is een locatie dichtbij een station erg handig. Dan heb je bij aankomst al meteen blije mensen. Maar het is ook goed om een beeld te hebben van waar onze gasten vandaan komen. Kies je voor een locatie centraal in het land of juist voor een regionale locatie? #letsgettogether

Programma | Kan de locatie het voorgenomen programma faciliteren?

Niet elke locatie is geschikt voor elk programma. Voordat je een locatie vastlegt is het handig om in grote lijnen al te weten hoe het programma eruit gaat zien. Heb je alleen plenaire sessies of juist kleinere sessies, wil je binnen zitten of ga je met de mensen lekker naar buiten, wil je rust of juist een gezellig ‘Buzz’, blijven je gasten slapen of niet?…en zo kunnen we nog wel een aantal zaken benoemen.

Wat je antwoorden ook zijn, het aanbod van locaties is overweldigd en de kans dat je een locatie vindt die precies aansluit bij wat jij nodig hebt is groot. Voorwaarde is dat je weet wat je wilt. Gelukkig weten wij precies welke vragen we je moeten stellen #letsgetanswers

“Nothing is impossible, the word itself says I’m possible.” - Audrey Hepburn

Good vibes | Nog andere handige zaken

Keer op keer merken we dat het succes van een evenement voor een groot gedeelte bepaald wordt door de samenwerking met de locatie. Je wilt als opdrachtgever, evenementenmaker en locatie elkaar kunnen vinden in dat ene doel: Impact maken bij je gasten!

Vanuit een groter plan maken we samen met jou en de locatie de vertaling naar de details voor de bijeenkomst. En hoewel het natuurlijk fijn is om alles vooraf te plannen, is het van belang dat er bij de locatie een grote mate van flexibiliteit is. Dat blijft altijd een uitdaging. Dat vraagt om eerlijke communicatie. Daar houden wij van en verwachten we ook van de locatie.

Het kiezen van de perfecte locatie neemt veel tijd in beslag. Daarom werken we voor het maken van onze evenementen met veel partners samen. Allemaal specialisten op hun eigen vakgebied. Dat doen we ook bij het vinden van locaties voor onze opdrachtgevers. Zo werken we al jaren samen met De Vergaderstoel. Zo krijgen wij toegang tot een enorm netwerk van de meest bijzondere locaties en kunnen wij ons richten op waar wij goed in zijn: Het maken van evenementen #letsmakeconnections.

Nu al een idee voor een evenement? Wij helpen je graag op weg met inspiratie en concrete ideeën.

#staytuned #letsmakeconnections #welovewhatwedo

© Copyright - HET SUCCES | Powered bij HET SUCCES business support & HET SUCCES concept & evenement