Design it, make it...enjoy it! | blog #7

2 oktober, 2018

EVENEMENTEN MAKEN of EVENEMENTEN ORGANISEREN

Leuke relatie: ‘Wat doe jij bij HET SUCCES?’.

IK: ‘Ik ben evenementenmaker.’

LR: ‘Oh, wat gaaf, dus je organiseert evenementen?’.

Ik: ‘Ja, dat doen we ook.’ En dan slaat de verwarring toe.

LR: ’Hoezo ook? Zijn dat twee verschillende dingen dan?’

‘Jazeker!’ roep ik gepassioneerd. Er is, wat ons betreft, een groot verschil tussen een evenement ‘maken’ en een evenement ‘organiseren’. Wat dat verschil is delen we graag met je.

MAKEN vs ORGANISEREN

Wanneer je een idee hebt voor een evenement start je niet meteen met de organisatie. Een evenement waarmee je impact wil maken verdient aandacht, vanaf het begin.

Je kunt het vergelijken met het bouwen van een huis. Je hebt een idee, maar je gaat niet meteen de stenen kopen en bouwen. Eerst komt er een architect die jouw idee omzet in een ontwerp. In dit ontwerp komen alle ideeën samen tot een geheel, namelijk jouw nieuwe huis. Gemaakt op jouw wensen. Als dat plaatje klopt ga je aan de slag met het organiseren van de bouw. Aannemers worden aangenomen, materialen worden ingekocht en bouwers gaan aan de slag.

Zo werkt het ook met het maken van een evenement. Om je te vertellen hoe dat in zijn werk gaat, neem ik je graag mee in mijn hoofd.

Als een opdrachtgever me verteld over een idee voor een evenement gaan alle voelsprieten meteen aan. In een razend tempo schieten vragen en gedachtes door mijn hoofd: voor wie ga je het organiseren, welke ideeën heb je over het programma, wat zou je willen voor locatie, welke sprekers heb ik binnen mijn netwerk, ‘oh, daar heb ik een gaaf filmpje van gezien’, ‘daar weet ik nog wel iemand voor’, ‘dan kunnen we zeker even contact opnemen met..’ Beelden, geluiden, geuren en kleuren flitsen voorbij. Maar de belangrijkste vraag is: “Waarom wil je een evenement organiseren en met welk doel?’

Met al deze vragen en gedachten is het creatieve proces begonnen. Het proces dat aan de basis ligt van elk succesvol evenement. Dit is de fase van een evenement MAKEN.

Net zoals bij het ontwerpen en bouwen van een huis, verzamelen we in deze fase alle ideeën en ‘bouwstenen’ die nodig zijn voor de bijeenkomst. In deze fase mag alles vind ik. Alle ideeën zijn welkom, want ideeën geven inspiratie voor weer andere ideeën. Uiteindelijke ontstaat er een eenduidig beeld, het ontwerp van het evenement.

Belangrijk in deze fase is om het eindresultaat scherp in beeld te hebben en te houden. Want gave ideeën bedenken is 1 ding. Ze afstemmen op het doel met de groots mogelijke impact is iets anders.

Als je ontwerp compleet is, kun je overgaan tot de ORGANISATIE. Hoe ga je het ontwerp concreet omzetten naar sprekers, locatie, materiaal etc. Wie en wat hebben we waar en wanneer nodig?

De overgang van MAKEN naar ORGANISEREN is een vloeiende beweging. Vaak worden er tijdens de organisatie nog kleine dingen aangepast. Met een uitgebreid draaiboek en een strakke planning kom je een heel eind.

Het is dan ook niet gek dat veel bedrijven de ORGANISATIE van een evenement toevertrouwen aan de Office Manager of Directie secretaresse of in het meest gunstige geval de afdeling Marketing & Communicatie. Dat zijn vaak de mensen met een groot organisatorisch vermogen.

Maar een evenement waarmee je impact wil maken vraagt meer. Visie, overzicht, creativiteit, flexibiliteit en vooral FOCUS. Een goed evenement maken en organiseren is een vak. Dat doe je er niet zomaar even bij.

HET GEHEIM

En zoals beloofd delen we ons geheim met jou:

BESTEED VEEL AANDACHT AAN HET MAKEN, dan komt de organisatie vanzelf!

Heel veel ingewikkelder kunnen we het niet voor je maken. Wel kunnen we het evenement voor je maken!

Want, uiteindelijk komt alles samen op de dag van het evenement. Het moment waarop je jouw idee in zijn geheeld uitgewerkt ziet.

Het moment waarop je met trots terugkijkt op de samenwerking met HET SUCCES. Hoe we gaan samenwerken bepaal je zelf. Bekijk ons aanbod HIER

En dan komt heel, echt heel even mijn hoofd weer tot rust. Tot de dag na het evenement, want dan is er genoeg om over na te denken: nieuwe inspiratie, nieuwe ontmoetingen en nog meer ideeën voor jouw volgende evenement!

We delen onze inspiratie en kennis graag met je. Daarom starten we in het nieuwe jaar met de workshop ‘Evenementenmaken doe je zo’. Wil je als eerste de data weten? Meld je dan hieronder even aan (en nee, we sturen je geen informatie waar je niet om hebt gevraagd ­čśë)

SUCCES IS WHERE PREPARATION AND OPPORTUNITY MEET – B. UNSER

Workshop

Hallo! Dag-voorzitter | blog#4 

14 juni, 2018

Waarschijnlijk ken je binnen je netwerk iemand die zich als dagvoorzitter aanbiedt. In het meest gunstige geval denk je nu meteen aan ons. Niet? Dat komt dan nog wel. We gaan je er in ieder geval iets over zeggen. 

De variatie in aanbod van dagvoorzitters is enorm. Als je op Google ‘dagvoorzitter’ intypt krijg je een lijst aan websites waarop dagvoorzitters worden aangeboden. Belangrijkste vraag is: Waarom zou je voor je evenement een dagvoorzitter willen inzetten?

Dat kunnen wij je wel vertellen. Er zijn een aantal redenen, afhankelijk van wiens perspectief je het bekijkt.

Great things in business are never done by one person. They're done by a team of people - S.Jobs

Na maanden van voorbereiding wil je dat op de dag van het evenement het ook gaat zoals je van te voren bedacht had. Echter, dat is zelden zo. Er gebeuren altijd dingen die je van te voren niet bedacht zou hebben. Geeft niets wat met een goede voorbereiding heb je de flexibiliteit om daarmee om te gaan.

Daarin speelt de dagvoorzitter, wat ons betreft een belangrijke rol. Hij/zij is namelijk het cement tussen de opdrachtgever, de sprekers, het publiek en de organisatie.

Opdrachtgevers | Als opdrachtgevers heb je een doel met je evenement (lees ook blog#1). Op dat ene moment komt alles samen. Het zorgvuldig geformuleerde doel zal bewaakt moeten worden. Alle afspraken zijn daarop afgestemd en het is fijn dat die ook worden nagekomen. De dagvoorzitter is de bewaker van het doel.

De sprekers | Het belangrijkste is dat er met de inhoud impact gemaakt wordt. Dit is wat je wilt dat gasten gaan onthouden. De dagvoorzitter zet de zorgvuldig uitgekozen sprekers in de ‘spotlight’ zodat zij met hun verhaal impact kunnen maken. #letsmakeimpact.

Het publiek | Voor deelnemers is het heerlijk om het gevoel te krijgen dat je welkom bent. En dat je een ‘bekend’ gezicht ziet. Dat hoeft niet letterlijk een bekend gezicht te zijn. De dagvoorzitter is het ‘gezicht’ van het evenement. Een dagvoorzitter is in staat mensen met elkaar te verbinden. In de groep of individueel. #letsmakeconnections.

Organisator | Als organisator heb je niet constant zicht op wat er in de zaal gebeurd. Dat wil je wel weten, zodat je achter de schermen kun anticiperen. De organisatie achter de schermen is altijd faciliterend aan de inhoud van het evenement. Daarom is het belangrijk om aangesloten te blijven op die inhoud. De dagvoorzitter is de link tussen voor en achter de schermen. #letsstayconnected

DE SUCCES DAGVOORZITTER

Er is een overweldigede keus aan dagvoorzitters. Inhoudelijke sprekers die tevens dagvoorzitters zijn, entertainers die een showelement inbrengen en de échte verbinders.

Vanuit onze opdrachtgevers krijgen we steeds meer de vraag of we, naast het maken van evenementconcepten en de organisatie daarvan, ook het dagvoorzitterschap op willen pakken. ‘Want’, zo zeiden ze: ’Jullie hebben al zoveel kennis over ons bedrijf, de inhoud van het evenement, de gasten én de organisatie. Logische vraag toch?

Dat vonden wij eigenlijk ook! En inmiddels weten we dat onze kennis van de organisatie ‘achter de schermen’ een meerwaarde is voor wat er op het podium gebeurd.

Bovendien, hoe fijn is het om de hele organisatie van jouw evenement uit handen te kunnen geven? Nu al een idee voor een evenement? Wij helpen je graag op weg met inspiratie en concrete ideeën. Check hier De Succesdagvoorzitter 

#staytuned #letsmakeconnections #welovewhatwedo

© Copyright - HET SUCCES | Powered bij HET SUCCES business support & HET SUCCES concept & evenement