Sprekers - Talk more, Speech-less! | blog#3

4 juni, 2018

Hier gaat ons hart sneller van kloppen! Want wist je dat we naast het maken van evenementen ook een passie hebben voor Public Speaking? #dagvoorzitter. Goed om even te weten, toch?

Uiteindelijk gaat een evenement altijd om de inhoud. Als we de inhoud kunnen vertalen naar een gevoel en dat kunnen combineren met de juiste vorm, dan maken we impact.

Sprekers spelen daarbij een belangrijke rol. Het kiezen van een spreker is daarom cruciaal. Hoe doe je dat? En dat niet alleen…hoe zorg je er nu voor dat de sprekers op jouw evenement maximaal kunnen presteren?

Je hebt inmiddels je doel, doelgroep en wat je wil investeren bepaald (zie blog#1). Daarnaast weten we ook de locatie al (zie blog#2). We kunnen dus nu naar de inhoud gaan kijken.

Sprekers, zowel van binnen als van buiten de organisatie, zijn een van de succesfactoren van je evenement. Daar kun je niet zorgvuldig genoeg mee omgaan.

DE SUCCESSPREKER

Sprekers uit de eigen organisatie

Het ligt vaak voor de hand dat een CEO of COO of manager aan het woord komt op een evenement. Logisch ook, want zij willen als geen ander dat de gasten op hun evenement in beweging komen. En hoewel we weten dat deze mensen vaak genoeg op het podium staan of op zijn minst regelmatig presentaties geven ligt het niet altijd voor de hand dat deze presentaties impact maken.

Het is daarom van belang om ze mee te nemen in het voortraject van je evenement. Best een uitdaging, want vaak staat het evenement niet bovenaan de prioriteitenlijst van deze mensen. Vraag een moment van hun tijd om uit te vinden wat hun verhaal. Het algemene belang is groot, zij willen hun verhaal vertellen, met impact.

Sprekers uit ‘Sprekersland’

Wooow! Wat is het aanbod van sprekers groot. Het is makkelijk om te kiezen voor een bekende Nederlander. Even Googlen op ‘spreker voor evenementen’ en je krijg een lijst aan websites waar je sprekers kunt boeken.

Sprekers uit de sportwereld doen het altijd goed. Wat is er mooier dan een oud-Olympier op het podium te hebben. Maar ook bekende presentatoren en acteurs doen het lekker op de bühne.

De vraag blijft altijd: hoe draagt hun verhaal bij aan het doel van de bijeenkomst? Het zou zomaar eens kunnen zijn dat een minder bekende spreker meer impact kan maken. Laat je niet verrassen en weet welk verhaal je in huis haalt, bekende Nederlander of niet. Als de inhoud niet klopt sla je volledig de plank mis. #oeps!

Zo fijn dat wij zoveel sprekers tegenkomen op onze evenementen én dat we binnen ons uitgebreide netwerk altijd met de best passende bekende en onbekende sprekers mogen samenwerken.

Maximaal faciliteren voor maximaal presteren

Sprekers boek je voor de inhoud. Zorg er dan ook voor dat zij zich alleen met de inhoud bezig hoeven te houden. Want hadden we al genoemd dat er vaak een behoorlijk prijskaartje hangt aan een goede en professionele spreker?

Uit ervaring weten we dat je een aantal zaken makkelijk kunt faciliteren om sprekers maximaal te laten presteren.

Geef tijd en ruimte om zich voor te kunnen bereiden. Zorg er in je planning voor dat je spreker op tijd op locatie is en ‘kennis kan maken’ met de zaal en het podium. Ervaren sprekers zullen hier minder tijd voor nodig hebben of nemen. Professionele sprekers zullen hier altijd tijd voor nemen.

Ook vinden sprekers het vaak fijn dat er een ruimte is waar zij zich even terug kunnen trekken. Ieder spreker heeft zo zijn eigen voorbereiding om in de juiste flow te komen. Check bij het maken van de afspraken wat hij/zij hiervoor nodig heeft. Dan sla je 2 vliegen in 1 klap: jij faciliteert de spreker maximaal en dat geeft vertrouwen én je laat zien dat je op een professionele manier met je sprekers omgaat. Inhoud staat voorop!

Techniek is op orde en presentaties zijn getest. Het geeft enorme rust als de techniek op orde is. Zorg dat microfoons klaarliggen en presentaties werken.

Natuurlijk heb je bij de briefing al gecheckt wat de spreker nodig heeft. Op de dag van je evenement is het dus een kwestie van ‘plug-and-play’. Het kan gebeuren dat sprekers hun presentatie meenemen. Prima, hou daar dan rekening mee met je programma. Zorg dat deze spreker bijvoorbeeld na een pauze het podium op gaat. Zo heb je samen nog de ruimte om alles op te starten.

Hoe belangrijk de rol van de techniek is? Heel belangrijk! Hier komen we in het volgende blog uitgebreid op terug #blog#4 .

Tot slot | #makesomeimpact

Laten we het simpel houden:

  • Zorg voor een heldere, duidelijk briefing voor je sprekers: zodat zij maximaal bijdragen aan het doel van de bijeenkomst.
  • Weet wat je sprekers gaan vertellen: loop, als het kan, samen met je spreker de presentatie door voorafgaand aan je evenement.
  • Weet hoe je sprekers hun verhaal gaan vertellen: kijk filmpjes en haal referenties op.
  • Neem werk uit handen waar het kan.

‘You can speak well if your tongue can deliver the message of your heart’ – John Ford (filmmaker)

We merken dat we een hoop te vertellen hebben over sprekers. Logisch, want we kunnen het niet vaak genoeg zeggen: inhoud is alles! OK, samen met de organisatie dan…

En wat kunnen we genieten als de spreker impact maakt! De golf van energie die dan door een zaal gaat, voel je dagen later nog. Dan weten we dat we, samen met jou een Succesvol evenement hebben neergezet. #letsmakeconnections

De perfecte locatie...hoe ziet die voor jou er uit? |blog#2

1 juni, 2018

Fotografie: Hotel en Congrescentrum Mennorode #dankjewel 

Waar denk jij aan als je jouw perfectie locatie in gedachte neemt?

  • Wat zie je om je heen?
  • Welke geluiden hoor je?
  • Wat ruik je? Misschien proef je zelfs de lokale specialiteit al in je mond.
  • Wat voel je onder je voeten en op je huid? En…wat voel je van binnen?

Neem even de tijd om het beeld te zien, te horen, te ruiken en te voelen. Beleven doe je met al je zintuigen. Dat is ook precies wat we willen voor onze gasten op evenementen.

Je hebt dus vast wel een beeld van jouw perfecte locatie. Maar wat is nu de perfecte evenementenlocatie? Het kiezen van een locatie is afhankelijk van een aantal factoren. En dan komen we toch weer terug op Blog#1: Wat is het doel van je bijeenkomst, Wie komen er en Wat ben je bereid er voor te doen? Uiteindelijk gaat het om 1 ding: de deelnemers van je evenement de locatie laten beleven. Altijd!

DE PERFECTIE LOCATIE

Als we het over de locatiekeuze keuze hebben spelen er, naast de bovengenoemde factoren nog een aantal andere aspecten mee. Laten we voorop stellen dat er zoveel mogelijkheden zijn, dat je er altijd wel een argument is om juist wel of juist niet voor die ene locatie te kiezen.

Als je op basis van het doel, wie er komen en wat we eraan willen uitgeven al een selectie hebben gemaakt, zul je op zijn minst nog een aantal vragen moeten beantwoorden:

Regio | Waar is de locatie?

Demografische ligging van de locatie is belangrijk. Hoe is de locatie bereikbaar? Uiteraard afgestemd op je doelgroep.

Als je weet dat veel van jouw gasten gebruik maken van het Openbaar Vervoer dan is een locatie dichtbij een station erg handig. Dan heb je bij aankomst al meteen blije mensen. Maar het is ook goed om een beeld te hebben van waar onze gasten vandaan komen. Kies je voor een locatie centraal in het land of juist voor een regionale locatie? #letsgettogether

Programma | Kan de locatie het voorgenomen programma faciliteren?

Niet elke locatie is geschikt voor elk programma. Voordat je een locatie vastlegt is het handig om in grote lijnen al te weten hoe het programma eruit gaat zien. Heb je alleen plenaire sessies of juist kleinere sessies, wil je binnen zitten of ga je met de mensen lekker naar buiten, wil je rust of juist een gezellig ‘Buzz’, blijven je gasten slapen of niet?…en zo kunnen we nog wel een aantal zaken benoemen.

Wat je antwoorden ook zijn, het aanbod van locaties is overweldigd en de kans dat je een locatie vindt die precies aansluit bij wat jij nodig hebt is groot. Voorwaarde is dat je weet wat je wilt. Gelukkig weten wij precies welke vragen we je moeten stellen #letsgetanswers

“Nothing is impossible, the word itself says I’m possible.” - Audrey Hepburn

Good vibes | Nog andere handige zaken

Keer op keer merken we dat het succes van een evenement voor een groot gedeelte bepaald wordt door de samenwerking met de locatie. Je wilt als opdrachtgever, evenementenmaker en locatie elkaar kunnen vinden in dat ene doel: Impact maken bij je gasten!

Vanuit een groter plan maken we samen met jou en de locatie de vertaling naar de details voor de bijeenkomst. En hoewel het natuurlijk fijn is om alles vooraf te plannen, is het van belang dat er bij de locatie een grote mate van flexibiliteit is. Dat blijft altijd een uitdaging. Dat vraagt om eerlijke communicatie. Daar houden wij van en verwachten we ook van de locatie.

Het kiezen van de perfecte locatie neemt veel tijd in beslag. Daarom werken we voor het maken van onze evenementen met veel partners samen. Allemaal specialisten op hun eigen vakgebied. Dat doen we ook bij het vinden van locaties voor onze opdrachtgevers. Zo werken we al jaren samen met De Vergaderstoel. Zo krijgen wij toegang tot een enorm netwerk van de meest bijzondere locaties en kunnen wij ons richten op waar wij goed in zijn: Het maken van evenementen #letsmakeconnections.

Nu al een idee voor een evenement? Wij helpen je graag op weg met inspiratie en concrete ideeën.

#staytuned #letsmakeconnections #welovewhatwedo

Een feestje bouwen doe je zo! | blog#1

16 mei, 2018

Het is weer een paar weken geleden dat we wederom een mooi evenement opgeleverd hebben voor een van de grootste sportorganisaties van Nederland. Doel van de dag: medewerkers in het zonnetje te zetten, aandacht en waardering te geven.

‘Dat is ons goed gelukt’ aldus de opdrachtgever. Dat is natuurlijk geweldig!

Als alles op zo’n dag samenkomt lijkt het allemaal vanzelf te gaan. Maar niets is natuurlijk minder waar. Aan elk evenement, hoe groot of klein ook gaat een gedegen organisatie vooraf. En dat doen we niet alleen. Samen met de opdrachtgever & partners zorgen we ervoor dat alle ‘krachten’ samenkomen op dat ene moment.

Omdat we zo gepassioneerd zijn over het maken van high-impact evenementen geven we je graag een kijkje in ‘onze keuken’.

EEN KIJKJE IN DE KEUKEN

Ken je dat gevoel? Dat je zin hebt in een feestje? Je hebt namelijk wat te vieren of te vertellen of te laten zien en je wilt dat graag met iedereen delen. Dat gevoel dat opborrelt in je buik als je nadenkt over alle mensen die je uit zult nodigen, de mooie locatie die je kiest, de lekkere hapje & drankjes en die prachtige outfit die je voor de gelegenheid hebt gekocht…hou dat gevoel even vast! #thinkaboutit

Maar dan door…

Voordat je de uitnodigingen verstuurd, sprekers mailt, de locatie boekt en de hapjes besteld, wil je antwoord hebben op ten minste de volgende drie vragen:

1 | Waarom je een evenement wil organiseren?

Wat wil je bereiken met het evenement? Dat kunnen natuurlijk een aantal zaken zijn bijv. inspireren, producten verkopen, kennis overdragen, klanten in de watten leggen, medewerkers in het zonnetje zetten…wat het ook is, WEET wat het is.

Dat klinkt eenvoudiger dan het is maar het is oh zo belangrijk. Dit is namelijk je basis waaraan alle beslissingen, van sprekers tot locatie tot eten en drinken, getoetst zullen worden.

2 | Wie ga je op je evenement uitnodigen?

Duh! Je weet toch wel wie je gaat uitnodigen voor je eigen feestje?! Vast wel…maar weet je precies wat jouw doelgroep beweegt? Welke relatie hebben zij met jouw organisatie? Waar hebben ze behoefte aan?

Precies weten wie je op je evenement gaat uitnodigen maakt het maken van keuzes een stuk eenvoudiger. Je kunt de mensen dan, zelfs met kleinste details in beweging krijgen. En dat is wat je wil, toch?

3 | Wat ben je bereid er voor te doen?

De mogelijkheden voor een fantastisch evenement zijn overweldigend. En zo ook de mogelijkheden om dat te organiseren en realiseren.…maar je moet er wel wat voor willen doen.

Als je besloten hebt om een evenement als communicatiemiddel in te zetten, ga er dan ook voor. Zorg dat je middelen en mensen beschikbaar hebt die nodig zijn om je doel te bereiken. Dat is niet een kwestie van de ‘geldla opentrekken’. Dit gaat over creativiteit en innovativiteit.

‘They may forget what you said, but they will never forget how you made them feel' - Maya Angelou

Elke keer weer worden we weer warm als we aan de volgende opdracht mogen beginnen. De energie begint te stromen bij de eerste ideeën en eenmaal op gang zijn we niet meer te houden.

En hoewel we inmiddels de ervaring hebben dat in basis dezelfde vragen beantwoord moeten worden en dezelfde stappen moeten worden gezet, is elk evenement weer helemaal anders. Daar zorgen we in ieder geval voor. #letsmakeimpact

Jouw verhaal is uniek en dat willen we ook graag zo vertalen naar een evenement waarmee je impact maakt. Hoe we dat doen? Samen met een aantal partners die net als wij een passie hebben voor mooie evenementen en het verbinden van mensen. We gaan je ze de komende weken aan je voorstellen.

Nu al een idee voor een evenement? Wij helpen je graag op weg met inspiratie en concrete ideeën.

#staytuned #letsmakeconnections #welovewhatwedo

© Copyright - HET SUCCES | Powered bij HET SUCCES business support & HET SUCCES concept & evenement